仕事をしていく上で書類を断捨離することも必要

車椅子ライフデザイナーのまおうです。世の中で話題になった「断捨離」という言葉がありますが、社内の中でも書類の断捨離をすることで仕事がスムーズになります。いかがでしょうか？

書類の山になるとどうしても効率が悪くなる

仕事をしていると溜まってくるのが書類。書類が多くなると意外にも私はストレスになってきます。机の引き出しやら机のまわりに書類だらけになったら、気持ち的にもスッキリしないものです。

ちょっとした内容なら手帳に書き込むのがいいです。A4の用紙を1枚持つのであれば数行書き込んで、印刷しないのがおすすめです。送られてきたメールを何でも印刷する人がいますが、用紙のコストも無駄にし、無造作に置くことで管理ができなくなります。仕事の能率が明らかにダウンします。

もちろん重要な書類は簡単に捨てるわけにはいきません。保管期限などが明記されているものは、嫌でも保管せざるを得ませんが、そうでないものは1年間見なかったら捨てるべきです。

なぜならとにかく役職が上がると書類は溜まりまくります。課長時代には1日40のメールが送られてきて、何でも印刷していたら用紙の山になり、かなりのストレスになります。出力した用紙をもう一度並べ替えるだけでも容易ではありません。でもそうやっている方々はたくさんいます。

書類を断捨離する日を設けることでスッキリする

そのため1週間に1度は、自分の身の回りを整理整頓する日を決めていました。私にとっての「断捨離の日」です。これにより気持ち的にもスッキリします。毎日やるには暇がない、1ヶ月に1度だと溜まりすぎると考えると、1週間に1度くらいがいいと思っております。

さらに書類をやたらビニール製のファイルに入れたがる人がいますが、契約書や決裁伺い書のような重要書類以外はなるべく入れないことです。あとで捨てるときにストレスが溜まるからです。とにかく抜き出しにくい。書類を廃棄する際にファイルごと捨てるわけにはいかないからです。

よく言われるのが「そんなに捨てて大丈夫ですか？」の質問ですが、通常の書類で1年間全く見ることのない書類は、2年・3年経っても見ることがないのがほとんどです。なぜなら時代は進んでいくので、過去の事例を参考にすることはめったにないからです。

捨てる際には書類を作った人への配慮も大切

あとは捨て方にも注意した方がいいと思います。なぜならばその書類を作った人への配慮が必要です。手渡しで頂いてすぐにゴミ箱へポイとする方はいませんが、時間が経過してゴミ箱に捨てる時にはなるべく作った人の目が届かないような形で捨てるといいでしょう。失敗すると気まずい関係にもなりがちです。

それと今後見るだろうと思われる書類は、仕事をしていると大体想像がつくものです。そういった書類だけは、きちんと保管しておけばいいと思います。身の回りを常に軽くしておくことが、日常の中でもストレスを溜めないやり方だと思っております。それが仕事のスキルアップにもきっとつながります。