仕事上におけるパソコンのファイル管理は整理整頓につながる

車椅子ライフデザイナーのまおうです。仕事の効率化を図るためのポイントとしてパソコンの使い方があると思います。ちょっとした工夫や心構えで変わってくると思っております。

デスクトップ画面にファイルだらけになっている人が多い

サラリーマン時代によく見かけるのが、パソコンのデスクトップ画面にファイルをペタペタ貼り付けている人です。状況によっては画面の端から端までファイルだらけで、デスクトップの画像が全く見えない人もいるくらいです。

それもきちんとフォルダ管理されているわけではなく、ExcelやJPEGをそのままパソコンのデスクトップ画面に無造作に貼り付けています。大概は電子メールで送られてきた添付ファイルをデスクトップ画面に保存してしまうケースです。

どこに入れたらいいかを考えるならば、とりあえずデスクトップ画面に貼り付けておこうと思う気持ちはよく分かります。私も課長だった時は、1日に40件近くの電子メールが送られてくると、いちいちどこのフォルダに保存しようと考えることが面倒臭いと思っていました。

パソコンこそが定位置管理・整理整頓することで業務効率が図れる

しかしこの行為が仕事で言うところの「定位置管理」「整理整頓」ができていないということになります。このキーワードは、現物だけの言葉ではありません。パソコンを使う現代社会の中では、パソコンの管理においても同様のはずです。

一旦、デスクトップ画面に貼り付けたファイルは、そのまま残しておくと邪魔くさくなるはずです。また何かあった時にすぐに確認することもできなくなります。それはきちんと整理されていないからです。

また送られてきたメールの返事を添付ファイルで返す場合にも、すぐに見つからなかったり、忘れてしまうこともあります。忘れると返信先に迷惑がかかることもしばしばです。

仕事の効率化をアップすることは仕事への貢献度につながる

仕事の効率化を上げるためには、きちんとフォルダ管理をすることと、見出しや日付などをきちんとファイル名を変更して、すぐに取り出せるようにしておくことです。そうすることで、いざ要求されたときにパッとすばやく報告できたりします。

とにかく早く仕事をするためには、どうやって効率化をアップさせていくかは大きなポイントです。特に私のような車椅子ユーザーというハンディキャップがある中で、仕事を早く見せつけるためには、このようなちょっとしたテクニックは十分役に立ちます。

返信は人より早くする、すぐに報告できるなどそういった工夫を積み重ねていくと人は認めてくれるはずです。職場のスキルアップによりそれが会社に貢献しようという気持ちの顕れにつながるのだと思っております。