手帳に業務内容のランク付けをすることのおすすめ

2018.01.13 (土)

車椅子ライフデザイナーのまおうです。仕事のスキルアップに欠かせないのが、手帳を使いこなすことではないでしょうか?とはいってもなかなかうまく記入できないという声も多いのも実情です。ではどうしたらうまくいくのでしょうか?

手帳にABCのランク付けをすると優先すべき仕事が分かりやすくなる

もちろん今日やるべきことは知っていて、頭の中で整理しているから大丈夫という方もいるでしょうが、誤って1つでも忘れてしまっていたら、誰かとの約束を破ってしまう可能性があるでしょう。そうなったら相手との信頼を失ってしまうかもしれません。しかもわざわざあれもやらなければいけないと頭の中で組み立てるのは、仕事の効率化においてもマイナスでしょう。

 

まずすべきことは、仕事に入る前に手帳を記入することをおすすめです。その中でどの業務が優先なのかをつけていくといいでしょう。私の中では、最優先事項は(A)・優先事項は(B)・状況によっては明日以降に持ち越せるものは(C)とランクづけをしていました。そうすることにより、最優先事項を真っ先に取り掛かることができます。そして終了したら(レ点)をつけます。

 

ここで注意すべきなのは、仕事においてよく言われている「やらなければならないことだけど、急がなくてもいいもの」についての取り扱いです。しかも今日1日で完遂できるものでないものでなければ、見送りがちになり(C)とつけてしまいがちです。1週間・1ヶ月経過してもまだ着手していないことになりかねません。

期限を守るために活かせる手帳にすべき

そのためにおすすめするのは、1週間ごとのタスクリストを作っておくことです。そして必ず「期限」を設定することです。しかも期限については、社内における期限に合わせるのではなく、1週間前に完成するような期限をつくるといいでしょう。もし途中でトラブルが発生したときや、出来上がったときに指摘をうけて修正することになった場合において、多少の余裕が出ることで助かります。

 

また期限より早い提出をすると「この人、仕事が速いね」と思われることもよくあります。提出する相手にとっては、ぎりぎりになって提出されるより、少しでも早い提出の方がうれしいものです。なぜなら中には提出遅れなども発生することから、信頼関係をつくるためにも早い習慣づけることによって、まわりからの見方も変わってくるはずです。こういった点は自分の株を上げるチャンスです。

 

さらに「期限から逆算した計画」と「途中経過の進捗チェック」は欠かさないでしょう。時間がかかる業務については、いくら期限を設定しても、気がついたら〆切まで日数がないと慌てることもあります。そういったことにならないためにも逆算することと進捗チェックをすることで、トラブルは防げるにちがいありません。

いろいろなノートを持たないで一元化管理が望ましい


それ以外においては、手帳に計画・実績などの情報を一元化することです。あとで振り返ることなどがあったときに役に立ちます。私の場合は、クレーム対応などについて昔対応したお客さまから申し出を受けることがありました。そういったときに自分の手帳に記入をしておけば、「あのときはこういったトラブルがあった」と確認することで対応しやすくなります。

 

もちろん手帳の使いやすさは人によって違いますが、あまり小さいものですと記入する際に多くのことを書けない点もあります。むしろ、ある程度多くのことを記入できるものをおすすめします。私にとっては手帳があって仕事が円滑にできました。ぜひとも手帳を使いこなすことで、仕事の効率化が図ってみてください。

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