職場の受信メールが多くなってもスキルアップにつながる重要なポイントとは？

車椅子ライフデザイナーのまおうです。サラリーマン生活をしていた時に毎回ストレスを感じるのが、受信メールの多さです。人事総務課長の時には1日40通のメールが来ていました。しかも前日が休みだったり、2連休だったりすると恐ろしいほどのメール数になります。これが一番辛かったですね。でも役職に就けば仕方がないことであり、どうやって乗り切っていくかが大きなポイントです。

重要度Aについてはいかに素早く反応できるかが大きなポイント

このメールを仕分けるのだけで1日の大半を使ってしまうこともよくあります。但し、このメールはすべて自分宛だけに送られているわけではありません。TOで送られているケースとCCもしくはBCCで送られているケースがあります。そのため内容によっては自分にとっての重要度合いが変わってきます。

自分だけに送られているメールは重要度Aです。このメールを放置しておくとトラブルになります。あなたに伝えているのになぜ回答が返ってこないのか？と言われかねません。こういった場合のメールはとにかくレスポンスを速くして返信するのが大事です。理由は返信者はあなたしかいないからです。

その他でもTOとして自分が入っている時も同じく重要度Aです。こちらもスピード回答できるようにするのが、仕事のスキルアップに結び付きます。このレスポンスが速いか遅いかで周りの中における自分の見方が変わってきます。ここが出世や昇進に影響すると思って私は仕事をしておりました。

部下に一任していますので…という気持ちは時として危険

次にCCやBCCで送られてきたものです。当然自分に近い関係者にTOとして送られてきていますが、TOが部下だった時には必ず返信は自分にも送るように指示するといいでしょう。なぜなら本部からあなたに「あの件についてどう思いますか？」と聞かれたときに「部下に一任していますので」と言いたくないものです。自分も目を通しておくのがいいと思っています。

但し、これもあれもとなるとストレスが増大するのは間違いないです。手帳にポイントだけを記入しておいたりして、なるべく頭の記憶から手帳に書き留めておく方がいいと思っております。一度書いたものであれば意外と何かあった時に「ああいえばその件は以前書き留めた」と思い出せるはずです。

意外にお客さまのクレームは忘れたときに振り返る場合がある

大きな案件だと半年くらい経過してから振り返る必要のある場合も出てきます。特にお客さまからのクレームなどは同一のお客さまからの申し出が忘れたころにやってくるものです。半年・1年前に来店されたときにトラブルとなったお客さまだったとか書き留めておくといいでしょう。そういった点を踏まえて、メールは手帳をうまく活用していくのをおすすめします。