車椅子ユーザーでも仕事の効率を上げるメールの返信ワザ

車椅子ライフデザイナーのまおうです。車椅子ユーザーの私が会社に所属していた時に一番優先にしていたのは、仕事の効率化による時間短縮です。そのポイントはいくつかありますが、今回は社内の電子メールについてご紹介します。

社内の電子メールの膨大な量にどう立ち向かうか

スタッフとして仕事をしていたので、どうしてもパソコンに向かう時間がものすごく多かったです。課長時代は1日40通近くのメールが送られてきました。出勤してメールを開封したとたんに、気分が悪くなるくらいの思い出があります。

この中のメールには連絡だけのものもあれば、返信が必要なものもあります。もちろんいつまでに返信しなければならないといった期限付きのものもあります。連絡だけのものはさらっと見て終わりますが、それ以外のものは忘れないために簡単に手帳へ記入していました。

手帳の使い方で業務の効率化を図る

手帳は、月単位・日単位をはじめ実行計画を細かく記入できるものがいいと思います。私はフランクリンプランナーのオーガナイザーを使用していました。できるだけ上司から質問されても手帳をパッと見て回答できるようにしておきたいものです。質問されても「え～っと・・・」とか言っているようでは仕事が遅いと思われてしまいます。

話をメールに戻すと、返信するものをどれだけ早く返すかが、私にとっての一番のポイントです。他の人は全く考えていないと思いますが、誰よりも1番先に返信することを競っていました。重要なことは「溜めない」ことです。とにかく回転率を上げることです。

商品で例えると、入荷した商品を早く売ることが回転率を上げることになります。1ヶ月として捉えた場合、キャベツが入荷して1日以内に売り切ったとしたら1ヶ月の回転率は30になりますが、2日以内に売り切った場合の回転率は15になります。回転率をアップさせることは、鮮度アップにつながります。

メールの返信が早いと相手に喜ばれる

メールについても同様で、返信を早くして回転率を上げると、次の仕事にとりかかりやすくなります。そうすることで、相手の仕事もスムーズに回るようになり、あの人は仕事が速いと思われるでしょう。ポイントは「いつまでに」という期限とは関係なく、すぐに取り掛かってしまうことです。

ではどうしたら返信が早くなれるのか？まずは手帳に本日のスケジュールを細かく書き込むことです。今日中に返信できる案件かどうかを吟味しておく必要があります。そして優先順位をきちんとつけておくことです。この案件はA・あの案件はBという形で、A・B・Cに分けておくことがベストです。

返信が早くなるためにはどうするか？を考えて時間短縮へ

さらに返信時のフォームです。フォームを事前に作っておくことです。このフォームの引き出しが多くなれば、コピペして、返信しなければいけない内容だけを書き込むことで完了します。いちいち返信文章を作っている人を良く見かけますが、大幅な時間のロスにつながっています。

そして余計なことは書かないことです。報告する際にはできるだけ箇条書きに事実のみを述べることです。つまり返信を受け取る方にとって見やすいがポイントです。もし事実以外の事を求められたときに、自分の考察も述べるといいでしょう。

1日40通のメールが来て「どうしたらいいだろう？」と悩んでいる時間を少なくしたいものです。いかに素早く片付けて、自分のやりたい仕事に着手するかがカギとなります。仕事量は増える一方の中で、どうしたら残業をせずに時間通りに帰れるのかを考えることも必要な時代になってきています。